Pendidikan dan pelatihan Kepemimpinan (Diklat PIM) pola baru sesungguhnya merupakan upaya inovatif dalam rangka membentuk sosok pemimpin strategis-taktikal-operasional yang mampu membangun kompetensi menjabarkan dan memimpin pelaksanaan visi dan misi instansi ke dalam program (Diklat PIM Tingkat III) dan membentuk sosok kepemimpinan operasional yang mampu menyusun rencana dan memimpin pelaksanaan kegiatan (PIM Tingkat IV).
Inovasi kunci Perubahan
Inovasi adalah unsur penting dalam Diklat ini karena proyek perubahan baru dapat dirancang dan diwujudnyatakan melalui inovasi perserta Diklat. Oleh karenanya, dalam Diklat Pim Pola Baru ini, inovasi merupakan salah satu agenda dari 5 (lima) agenda yang harus dilaksanakan setiap peserta Diklat.
Alasan mendasar organisasi memerlukan perubahan adalah karena sesuatu yang relevan bagi organisasi telah berubah, atau akan berubah. Oleh sebab itu, organisasi tidak punya pilihan lain kecuali berubah juga. Perubahan ini terjadi karena adanya dorongan untuk berubah.
Tujuh Proses Perubahan Organisasi
Ada 7 (tujuh) langkah komprehensif yang ditempuh dalam proses perubahan organisasi. Langkah-langkah tersebut yaitu:
- Kenali kebutuhan akan perubahan. Dst .
- Tetapkan tujuan perubahan. Set Your goals,
- Diagnosis apa yang menyebabkan perlunya dilakukan perubahan. Diagnosa everything that it need to make change,
- Pilih teknik / metode perubahan yang sesuai untuk mencapai tujuan. Choose the relevant change method to reach your goals,
- Rancanglah implementasi Proyek Perubahan. Lakukan Implementasi Proyek Perubahan,
- Dst , dan
- Dst .
Sebuah manajemen perubahan yang efektif harus mampu memahami penolakan yang sering kali mengikuti perubahan. Ada beberapa hal yang menjadi alasan terjadinya penolakan terhadap perubahan organisasi, yaitu:
- Ketidakpastian
- Kepentingan pribadi yang terancam
- Perbedaan persepsi
- Rasa kehilangan.
Teknik mengatasi penolakan Perubahan
Untuk mengatasi penolakan terhadap perubahan yang terjadi dalam organisasi, setidaknya ada beberapa teknik yang bisa diterapkan, yaitu:
- Gerakkan Partisipasi para pihak.
- Berikan Pendidikan dan komunikasi.
- Berikan Fasilitasi.
- Tawarkan negosiasi dan dapatkan persetujuan/ kompromi.
- Lakukan manipulasi dan kooptasi. Maksudnya manipulasi di sini dst dst ..
- dst.
Dalam Diklatpim Pola Baru ini diperkenalkan istilah coach atau counselor dan mentor (pembimbing). Yang dimaksud mentor adalah seorang atasan langsung peserta diklatpim yang dilibatkan dalam proyek perubahan. Sedangkan seorang coach disini adalah dari widyaiswara pembimbing dari Badan Diklat / Balai Diklat / Pusdiklat.
Menjadi coach
Untuk menjadi coach yang baik, ada 5 langkah coaching yang harus dikuasai yaitu:
- Membangun kepercayaan terhadap coachee.
- Mendengarkan secara aktif.
- Mengklarifikasi untuk kejelasan pembicaraan.
- dst.
Peran mentor
Sedangkan dalam merancang dan implementasi Proyek Perubahan, peran seorang mentor yaitu diantaranya :
- Memberikan masukan dalam rancangan dan implementasi proyek perubahan.
- Mengecek kebenaran rancangan proyek perubahan.
- Memberikan persetujuan atas rancangan proyek perubahan.
- Memberikan dukungan terhadap rancangan dan implementasi proyek perubahan.
Analisis Stakeholder
…… Adapun Stakeholders analysis merupakan suatu kegiatan menganalisis sikap dan respon dari stakeholders terhadap pelaksanaan kebijakan atau proyek. Biasanya analisis stakeholder dilakukan pada tahap persiapan pelaksanaan proyek untuk mengetahui respon dari stakeholders terutama mengenai kemungkinan perubahan proyek…..
Langkah-langkah analisis stakeholder
Adapun langkah-langkah analisis stakeholder dapat dijelaskan sebagai berikut:
- Langkah I, identifikasilah stakeholder
- Langkah II, lakukan assessment terhadap kepentingan-kepentingan para stakeholder dan dampak-dampak potensial yang muncul dari kepentingan-kepentingan
- Langkah III, lakukan assessment terhadap pengaruh dan kepentingan para stakeholder
- Langkah IV, buatlah satu kerangka untuk menentukan strategi pelibatan stakeholder. Dst dst…..
Roadmap Proyek Perubahan
Begitu mendengar kata perubahan, sebagian orang boleh jadi langsung merasa ciut. Barangkali ia membayangkan ketidak-pastian yang membentang di depan mata, “Bagaimana kalau gagal?” Karena itu ia ragu-ragu untuk melangkah.
Keraguan semacam itu bukan hanya menghinggapi orang per orang. Lantaran sudah nyaman berada dalam satu keadaan, merasa telah mapan, organisasi pun biasanya enggan untuk mencoba sesuatu yang baru. Apa lagi bila membayangkan besarnya skala perubahan, yang menyangkut banyak segi, melibatkan banyak bagian dalam organisasi, dan diperlukan pengerahan sumber daya yang tidak sedikit, baik itu manusia, waktu, dana, maupun energi. Mungkin saja ada yang membayangkan melakukan perubahan itu tak ubahnya memasuki hutan belantara dan kita tidak mengetahui pasti apakah kita akan sampai ke tempat tujuan. Dst dst…..
Tata Kelola Proyek Perubahan
Manajemen proyek dapat didefinisikan sebagai suatu proses dari perencanaan, pengaturan, kepemimpinan, dan pengendalian dari suatu proyek oleh para anggotanya dengan memanfaatkan sumber daya seoptimal mungkin untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan. Fungsi dasar manajemen proyek terdiri dari pengelolaan-pengelolaan lingkup kerja, waktu, biaya, dan mutu. Pengelolaan aspek-aspek tersebut dengan benar merupakan kunci keberhasilan dalam penyelenggaraan suatu proyek. Dst dst…..
Ada dua hal yang perlu dipersiapkan dalam melakukan langkah diagnosa organisasi, yaitu agar sukses dalam melakukan diagnosa, serta mendapatkan hasil yang optimal dalam melakukan perubahan dan pengembangan, diantaranya yaitu:
Langkah Diagnostic Reading
Langkah diagnostic reading seperti yang digambarkan Awang Anwaruddin dimulai dari upaya mencermati visi-misi dan tupoksi organisasi. Tingkat capaian visi misi dan tupoksi dihubungkan dengan adanya serangkaian gejala permasalahan kondisi saat ini perlu diidentifikasi melalui proposal proyek perubahan, sehingga diperoleh beberapa poin permasalahan organisasi yang paling aktual dan layak dieksekusi.
Selanjutnya reformer (dengan bantuan konsultasi mentornya dan coach) memilih skala prioritas area perubahan yang mendesak untuk segera dilakukan –tentunya dengan memperhatikan tupoksi reformer- sehingga diperoleh output perubahan apa yang diinginkan. Output perubahan akan menghasilkan peta stakeholder yang terkena dampak perubahan. Dengan adanya analisis peta stakeholder internal maupun eksternal yang terdampak perubahan, maka reformer dapat membangun struktur tim efektif yang akan mengeksekusi proyek perubahan.
Selanjutnya diperoleh faktor kunci keberhasilan (FKK) yang akan menentukan dalam membuat milestone (tahapan-tahapan) kegiatan proyek perubahan. Dalam proses berfikir berdasarkan milestone (milestone-based thinking) akan membantu reformer mengkomunikasikan perubahan kepada partner potensial yang berusaha membantu Anda, mengapa hal ini penting dan bagaimana setiap aktifitas berkontribusi terhadap capaian kinerja dari keseluruhan tujuan.
Tujuan dan Sasaran perubahan secara jelas dituangkan dalam milestone ini dan dieksekusi oleh tim yang kompeten. Inilah yang kemudian disebut sebagai kondisi ideal dimana inovasi berhasil diterapkan.
Project Charter
Riyantono Anwar, Master Black Belt dan konsultan senior dalam artikelnya mengatakan bahwa masalah besar akan muncul ketika anda mengabaikan Project Charter di awal proyek. Ketika project leader dan tim mulai menjalankan aktivitasnya selama beberapa waktu, baru mulai diketahui bahwa ada masalah; katakanlah arah langkah proyek yang tidak lagi sesuai dengan arah langkah organisasi. Karenanya, proyek harus dimulai kembali dari awal. Bayangkan, berapa banyak biaya, tenaga dan waktu yang telah terbuang sia-sia?
Project Charter adalah dokumen yang digunakan untuk memulai proyek perubahan. Dokumen project charter berisi informasi penting yang mencakup penjelasan ringkas dari sebuah proyek yang akan dijalankan. Dokumen ini menampilkan judul proyek yang dikerjakan, latar belakang dijalankannya proyek, deskripsi, tujuan, manfaat, target, ruang lingkup, tim yang terlibat, durasi pengerjaan proyek, milestone, tatakelola dan sebagainya. Dalam diklatpim dikenal dengan Kesepakatan Area Perubahan/ RPP / Rencana Aksi PP.
….Dan masih banyak konsep yang dibahas dalam buku ini untuk menyusun 4 format dan 1 laporan BT 1.
Akan lebih lengkap jika setiap peserta Diklatpim memperkuat bais argumen LPP nya dengan 2 buku kami ini :
Harga @ Rp. 100.000 / exp.
Pemesanan kolektif 40 exp (terdiri dari 2 judul @ 20 exp)
GRATIS ONGKIR dalam Jawa.
Tebal : xi + 149 halaman
Harga : Rp. 100.000,-/exp
Dijual untuk peserta Diklatpim, sistem paket 30 exp. (gratis ongkir dalam Jawa, untuk 1 kelas Diklatpim).
Dijual KHUSUS untuk Badan Diklat /PUSDIKLAT/ BALAI DIKLAT / BKD / Instansi Pemerintah.
Segera pesan sebelum kehabisan.
Hubungi marketing kami 0813 2199 5789
Sumber: http://kkpdiklatpim.wordpress.com/2014/02/19/merancang-proyek-perubahan/
Proyek Perubahan Diklatpim Pola Baru 